Damon Zahariades《一流工作者都在用的待辦清單》讀後感

Noreen
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IPFS
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今天要介紹的這本書,我真的覺得相見恨晚。如果早一點看到,應該能對我的工作與執行效率大幅的提升,對想前進的方向也會更有把握。

【前言】

我自己是非商管出身的文組生,最近在工作上多方觀察後,深深地覺得自己或身邊看到的文組人,在知識養成歷程中似乎比較缺乏這些時間管理或組織管理知識。有時就會造成「明明能做到的事情,因為時間或執行的管理不善(個人或組織都是)造成沒辦法妥善完成」的遺憾。

當然,有些人可能已經在學習過程中摸索出含糊的概念,可是他沒辦法傳授給別人。或有些人有類似的概念但遇到問題,卻完全沒想過要去尋求這方面的知識與技巧,故也無從精進,持續鬼打牆。管理技巧其實百花爭鳴且累積多年,你有的困難,別人也有,不能充分應用他山之石幫助自己,說起來滿可惜的,也凸顯了(有目標的)跨域學習還是滿重要的。算是我個人一點小感觸。

不過沒關係,不知道的事情去知道就好了!人生不就是持續學習與收穫嗎?

好的,總之今天要介紹的這本書,我真的覺得相見恨晚。

如果早一點看到,應該能對我的工作與執行效率大幅的提升,對想前進的方向也會更有把握。

OK,不藏私趕快來分享一下!



【待辦清單這回事】

大家應該都有寫待辦事項的經驗吧?

首先,作者Zahariades反問大家一個問題:待辦事項是用來做什麼的?

一般人,或者我這種菜逼巴都會說:不就完成待辦事項,把事情做完啊?

錯!

Zahariades:是用來「讓你專注在值得專注的事情上!

這句話真是一語戳中我的痛處!

OK,怎麼做才能讓待辦清單幫助我專注在值得投入時間的事情上呢?

進入主題前,作者列出常見的十種待辦清單:

  1. 通通寫進去的全包式清單

  2. 任務+開始與截止日期:在每個任務上加入開始與截止日期。

  3. 總工作清單+每日工作:總工作清單用以清空腦袋的待辦,再從總清單中選出每日任務。

  4. 「3+2」策略:三個需一到兩小時完成的大型任務,加上兩個30分以內可完成的小型任務。類似番茄鐘(Pomodoro Technique)跟時間箱(timeboxing)。

  5. 「1–3–5法則」:3+2的延伸版。分成一項大任務、三項中任務、五項小任務。

  6. 專案型系統:為每一個想達成的任務設立一個專案,底下系統性建立一系列清單。

  7. 「3-MIT方法」:每天選擇三項最重要的任務,專心完成這三件事後,才能做其他事。

  8. 看板方法:準備一塊板子,由左到右區分「待辦事項」、「執行」、「完成」,將任務可視化。

  9. 矩陣系統/ 艾森豪魔術方塊:類似看板方法,區分四個象限:「重要且緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要且不緊急」。

  10. 搞定事情(GTD)*:列出總清單,2分鐘內判定要歸入「丟棄」、「某天/也許」、「歸入系統」哪一清單。判斷是否能立刻完成,又分成「馬上做」、「專案系統管理」兩類。書中說得太簡略,更仔細的說明可參考以下介紹:

*什麼是 GTD (Get things Done)?


【執行要點】

掌握大原則

上述常見的待辦清單各有優缺,作者書中有一一詳述,這邊就不贅述。

整理書中內容,Zahariades認為一個有效的待辦清單需遵守以下重要的四大原則

  1. 清單不能太長(會選擇疲勞)

  2. 需加上開始與截止日期(沒截止日期你會乖乖完成?別開玩笑了)

  3. 過大的複雜任務獨立成專案,並拆解成數個相關任務。(避免你一看就傻,無限拖延)

  4. 記得每個任務與目標與情境連結,樹立確定性與方向感。(為什麼要去做?該做什麼?什麼時間地點要做?)


怎麼寫?

Zahariades的做法其實是前述十種待辦清單的去蕪存菁:

  1. 區分15分鐘以上才可完成的「每日清單/當前清單」、「未來清單/專案」,跟10分內可完成的「微型任務清單」。

  2. 每日清單的任務控制在七項內,且設立截止日期,依需求彈性調整,確保期限可實現,但要少於你認為需要的時間(因為人都會習慣拖延)。

  3. 每個任務都跟你執行的理由連結。換言之,要具體說明目標,例如:「財富自由」 →「兩年後,手邊可用儲蓄達50萬」。

  4. 用主動式動詞引導每個任務可以讓你更有動力。含糊的動詞,像是「探索」、「計畫」、「聯繫」,產生的動力就不如更精確的「研究」、「草擬」、「打電話」等。

  5. 無法一個動作完成的就是專案。留意偽裝成任務的專案,把專案拆成個別的小任務會讓你更容易推進。

  6. 推估每個任務需完成的時間、工具、資料、其他需投入的資源。如果需要等待他人完成,就附上簡單的說明:資訊類型、內容,預期交付時間。


如何執行?

  • 把生活當成一連串30分鐘。將你的時間表拿出來,排開已經預定好無法自由運用的時間,利用剩下時間去安排你的待辦事項。

  • 每週與每月都要進行回顧。每週回顧時刪去不必要或與目標不符的任務,盡可能讓任務保持簡潔。並且更新條整體的目標。每月回顧則是檢視與調整你的目標始終是你想要的。

  • 依據專案、類型或地點來管理任務,不同情境可以用顏色區分。

  • 最重要的是:別讓方法論支配你。還有**留意挫敗感!**一切的方法都是為了幫助你的生活更好,你不需要為了不符合這些方法而產生壓力。挫敗感是一切管理方法的致命點,倘若出現力不從心的挫敗感,就要重新檢視你的任務安排是否太難達成,試著調整成讓你更能維持動力的方式。

Zahariades強調:他並不是要大家把常見的待辦清單丟掉,只用他這套。 這本書的工作是協助讀者找到最適合自己的待辦清單。所以,雖然他也建議大家立一個「完成清單」,每天可以看一下,給自己持續執行下去的動力。但他也說:「我自己就沒在用」(蛤?)因為這對他並不是特別有效。(笑死)你也可以執行一陣子再決定是否採用這些方法。


【個人的應用與感想】

我有寫子彈筆記的習慣,也就是書中所謂的實體派。

因為電子筆記載入滿花時間的,且我喜歡玩各種文具,手寫過印象也比較深,所以算是一舉數得。(缺點就是寫好的手帳也是滿佔空間的……)

但我最近覺得:大任務跟小任務全部放在一起感覺好煩吶!!!

有沒有更好的整理方式?可以不要看起來那麼亂嗎?

於是,就找到這本書了!(HYREAD線上圖書館可借)

我覺得原理上可以搭配《原子習慣》這本書去操作。Zahariades強調的目標導向的任務,其實原理跟原子習慣是一致的。簡單來說,就是持續注意自己所有的任務都朝向目標前進,靠著微小但有方向的積累,幫助你達成更大的目標。

以下是本書讓我覺得很受用的點:

1. 清點可用時間

我之前從來沒這樣做過,反正就是有空就去做。但實際上清點了一下我一天可用的時間,嗯,時間真的很可貴啊。(笑出來)但我覺得滿好的,這種生命可貴感也會激發你好好執行任務的動力。

2.用具體的動詞描述任務

這小技巧感覺好像很樸素,但我實際用了之後,覺得滿受用的。因為你用更具體的動詞去描述它,你腦袋裡也比較容易想像執行的方式。進而比較不會對執行產生抗拒。

3.給每個任務加上(預估的)截止日期

作者本來也建議加上開始日期。我目前只有專案會加啟動日期,這樣比較好知道整件事花了多少時間達成。未來其他專案也可以參考。但每日任務加上截止日期真的是神來一筆。這種緊迫感就會逼你從放懶中爬起來,想在時間前做好它。

我本來除非是本來早就敲好時間的任務,不然沒有在每個任務加上期限習慣的人。所以一開始要敲定時間也是怕怕的,擔心自己無法如期達成。但習慣之後,我反而覺得更了解自己做事的節奏,且發現自己可以在期限內做好任務,其實滿有成就感的。(所謂的自我掌控感)

當然,過程中也有遇到實際執行時間晚了,必須延後的情況。 Zahariades建議我們不要為此感到壓力,畢竟那只是推估,你至少知道這件事是需要更多時間或拆解成更多步驟才能完成。所以,我通常會用紅筆劃掉本來的日期,重新推估可能需要的時間,或重寫上實際完成的時間,作為之後的參考。 

4. 這本書給我最大的啟發是「立專案」的這個點子

這技巧其實跟論文寫作很像,通常一個題目出來,論文新手一想到要寫三、五萬字就會直接傻掉,然後七拖八拖覺得痛苦萬分。但其實你只要把題目拆解成各章標題,每章應達成的字數就會減少,壓力也會減輕許多。甚至在每章裡可以再以提問拆成小節,不只可以更深入討論問題,每一個段落的字數也會再下降,痛苦度就會再減輕一點。心情輕鬆起來,也能寫得更多。 (對,不要擔心你寫不滿那些字,要擔心焦慮害你不能專心)

我自己雖然知道論文寫作有這個技巧,但沒想過原來也可以應用在生活上。(拍自己額頭) 我按照書中的做法,重新整理我想做的事情,讓它們寫成專案之後,瞬間感覺方向變得清楚很多!覺得一切都變得更具體更踏實、實現的可能性變高了!也產生更多動力去執行它們了!超神奇!這就是我強推這本書的理由,請感到提不起勁的朋友們一定要試試看! 

5. 「小心你的挫折感!」這句話超重要!

我也是會幻想自己能完成很多事情的那種人。但面對列得太長的清單也經常會產生很深的挫折感,嗚嗚嗚。 

(題外:自從聽說握手是靈長類遺留的習慣後,我不禁常懷疑身為靈長類到底還有多少祖先的影子,熱愛超出自己搞不好也是靈長類的特性?)

每日任務的額度,不同於Zahariades,我個人根據執行後的情況,調整成:大任務3個以內,中任務3個以內,微型任務4個以內。

大任務就是超過1個小時以上者,微型任務就是15分鐘內能搞定。中任務就是介於之間,不需費上一小時,但也沒有15分鐘這麼easy。整體以一天內可以通通打勾為佳。(不然總是做不完會很挫折)

雖然書中建議微型任務一律集中起來在特定時段做。但實際上我認為很難執行。 因為有些任務有時地限制,比方店還沒開門、要在有日光的時候進行等等。勢必就會分散執行時間。所以,我通常是夾在中型或大型任務之間,分散開來做。

大小不同的任務用不同的顏色區分(耶!我的擦擦章派上用場了!←都藉口)。 通常三項大任務你一天可以勾完就很不錯了,嚴禁追加。 中任務跟微型任務很容易在日常中出現臨時追加,在頁面上就多空兩三行。 

6. 「預備一個想到什麼就寫上去的總清單

這是個減壓好點子。 因為如果通通寫在每日清單內,你每天就會發現每天都有一堆事情做不完留到隔天。看清單一天比一天長,挫敗感也會與日俱增。

這種時候複合的TN式手帳就派上用場啦!(藉口一堆)

 把它跟你的每日手帳分開,眼不見為淨(誒不是!)。 

我的做法是通常做不做都沒差的任務會被丟進總清單裡。有些專案型的、更要緊的任務就不放總清單,會立刻歸檔。然後,把總任務清單寫在手帳背面(反向寫),平常看不到,但也離不遠,有空可以拿出來看一下有什麼事還沒做。

7. 最後,我覺得Zahariades漏了一件事:記得留給自己空白時間! 

如前述,我是那種會很擅長給自己找事做,一直轉一直轉的隱性工作狂。所以,可能不小心就會把全部時間都排滿,然後弄到自己快累死(腦袋化成一堆灰燼),然後挫折感又再臨。

如果你也是這種個性,那我會建議你要留給自己一段空白時間,這段時間什麼都不做,或隨性做一些輕鬆有趣的事,就像工作一樣,好好休息也是你的工作的一部分。

以上,希望這些有幫助到大家~下次再見囉!

CC BY-NC-ND 2.0

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