談志工二三事 ~ 燈會志工有感 I

旅讀從心

Apr 11, 2023

(edited)

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大型活動的志工安排真是不容易啊

繼去年的燈會志工訓練文章後，歷經營運前群組裡的群魔亂舞、試營運時的混亂、正式開展後值班，以及最後的志工感恩大會，終於可以產出第二篇文章啦。

當初報名臺灣燈會志工的源起，是因為平常只有在單一場館值班，大都是熟悉且固定的工作流程，很想參與大型的活動，以了解相關規劃、志工群組的安排，便付諸行動報名。

「光源台北 - 2023臺灣燈會」設計有四大展區，預計吸引參觀人數破千萬，對於台北市政府而言，能夠號召充足的志工支援，才能令燈會運作更加順利。針對我所了解的部分，做點紀錄。

🏮 事前準備

💡 任務分組：劃分庶務組、客服組、活動組以及十二行政燈區組，在報名時即須選擇服務組別，以及服務展區的優先順序，以利分配人力。

🔘 庶務組：主要負責志工站報到、環境留守，物資整理發放，以及機動支援客服組、活動組班人力。最令我意外且有感的是📷️攝影志工以及志工加油打氣團的配置，在我當活動組值班期間其實是有點孤獨的，因為一個作品大概只會配備1~2名志工，常常都是單獨負責一個作品，而值一班就是3.5~4小時起跳，想離開喝水、上廁所，容易擔心沒有人支援，然而看到志工打氣團的出現，一方面覺得窩心❤️、覺得自己不是孤軍奮戰，一方面也能適時給予支援，讓我們好短暫休息。而攝影志工四處穿梭會場，捕捉志工們服務的點滴，最後在感恩大會裡展出，讓大家看到照片時，重溫回味當時值班的時刻，覺得貼心。

🔘 客服組：主要在服務台值勤、提供民眾諮詢服務、發放小提燈，以及輪椅、嬰兒車借用管理等。

🔘 活動組：主要負責燈區指引，也就是為民眾說明作品，環境巡查，活動協助。除了說明負責區域的作品外，還主動教民眾怎麼與展品互動，或是說明作品意涵；因為需要走來走去，還常常被民眾問路，這時候就很自豪於自己的方向感，甚至有些民眾還會直接問其他展區的作品在哪裡，好險自己對燈會展區頗熟稔😎，事前也有做其他展區的功課啊。

🔘 十二行政燈區組：在各行政區燈區服務台，協助現場秩序維持、巡查燈區等。

💡 志工訓練：除了舉辦三小時的實體訓練外，還有線上資料分享，以充實訓練內容。

🔘 實體課程：因為志工約達1,700名，分展區在平假日都開設訓練時段。從教導志工的處理應對外，連燈會的一些歷史小故事、前幾年的特色，還有這次燈會的概念、展區都一併介紹，甚至連志工管理整合平臺的網頁教學都當場示範，若使用仍有困難，當場還有許多人員可一對一協助解決。

🔘 線上分享：在雲端硬碟裡依不同展區開立資料夾，用影片告知志工站所在，提供燈會常用網頁連結整理，以及官方摺頁等資料。

💡 志工支援：給予志工充分的後援

🔘 發放物資：開放志工領物中心，先提供（值班3班）志工專屬背心、兔年小提燈。

🔘 線上聯繫：依展區分別開line群組，展區群組用來回報會場狀況，開放志工請休假；另請志工將台灣燈會官方帳號加入好友，專門回答志工問題、提醒志工訊息。

💡 試營運：提早發現問題、及早改善

🔘 燈會日期是2023/02/05~2023/02/19，在02/01~02/04先試營運。當初不知道試營運會不會比較特別，因此特地選第一天值班，才發現『試營運還真不是口頭說說而已，因為第一天真的會很混亂啊。』
🔘 從志工一開始到班就狀況頻傳🤐，標榜數位化（可以用悠遊卡、台北通或身分證）打卡，結果網路大當機，大家只能手寫簽到，甚至最後到下班時間，就請大家直接回家，斷然放棄簽退😆但隔天就完全排除障礙，志工打卡就恢復正常囉。
🔘 另外，志工督導也在試營運期頻頻走訪，詢問志工們值班時是否發覺到問題或可強化之處，以便儘速改善，才深深體會到試營運真的有其必要性。

🏮 燈會期間

💡 志工支援：給予志工充分的後援

打卡值班時會先發放口罩、小零食，值班當中也會有督導或是志工加油打氣團前來關心、叮嚀我們注意休息，下雨時也會細心提供雨衣供備用。另外，大家也會繼續使用line群組，補充燈會相關資訊、隨時提供應對意見。

🏮 燈會落幕

💡 志工感恩大會：既讓志工任務圓滿結束，也持續為後續大型活動招募人手。

本以為值班結束後便結束任務，沒想到還有志工感恩大會。感恩大會的確有種圓滿的感覺，從會前的餐食調查，會場的指引以及布置，以及場內的流程安排，會感覺到這是為志工們舉行的同樂會，大家抱持著愉快的心情、為任務畫下句點。

從感恩大會開場，看到影片播放，裡面有志工值班的身影、民眾的回應，現場督導們的穿梭、喊話，喚起當初值班的點滴；致詞橋段，好險長官不多，最熱烈的當然是台北市長現身，慶幸市長講話也還蠻有梗的，不會落落長，還有笑點。頒獎時刻，當最年長的銀髮志工出現，真的會覺得有些激動，高齡87歲還能充滿熱情與活力，自己也會受到鼓舞。另外安排的兩場舞蹈表演時間精簡也吸睛，其中一場是身障者的雙人舞，感覺很有意義。